Theo đó, trong lĩnh vực quản lý hồ sơ công chức, viên chức, Bộ Nội vụ đã ban hành một số Thông tư gồm: Thông tư số 11/2012/TT-BNV1, Thông tư số 06/2019/TTBNV và Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

Tuy những Thông tư này đã đáp ứng được nhu cầu quản lý và sử dụng hồ sơ công chức, viên chức từ trước đến nay; triển khai cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, Chính phủ đã ban hành Quyết định số 893/QĐ-TTg ngày 25/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước; thực hiện nhiệm vụ được Chính phủ giao, Bộ Nội vụ tiến hành xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức đồng nghĩa với việc hệ thống văn bản pháp luật cũng cần được cập nhật theo để kịp thời đáp ứng được nhu cầu thực tiễn trong tương lai.

Để đảm bảo việc quản lý và sử dụng hồ sơ điện tử của công chức, viên chức trong tương lai được đồng bộ, hiệu quả và đúng quy định pháp luật thì việc ban hành Thông tư mới là rất cần thiết. Do vậy, thông tư mới này sẽ giải quyết việc lĩnh vực quản lý hồ sơ điện tử của công chức, viên chức hiện chưa có Thông tư nào quy định, góp phần hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.

Theo Dự thảo, Thông tư này quy định nguyên tắc, chế độ quản lý hồ sơ điện tử, thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong việc tạo lập, quản lý, vận hành, khai thác hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.

Trong đó, nguyên tắc quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức để bảo đảm sự thống nhất trong công tác quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức và được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của từng cán bộ, công chức, viên chức kể từ khi được tuyển dụng cho đến khi không còn làm việc tại các cơ quan nhà nước.

Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định. Người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được xây dựng, lưu trữ và bảo quản theo hướng dẫn tại Thông tư này. Thông tin trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy và có giá trị tương đương hồ sơ giấy.

Về lập mới hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ giấy của cán bộ, công chức, viên chức được xác nhận theo quy định, đơn vị quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm tạo lập, cập nhật thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức vào Phần mềm quản lý hồ sơ.

Việc tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử bao gồm điền đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu của phần mềm quản lý hồ sơ và số hóa thành phần hồ sơ đảm bảo thống nhất định dạng kỹ thuật trên cơ sở bố cục của tài liệu gốc; sắp xếp theo trình tự khoa học; phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của hồ sơ giấy; bảo mật; có khả năng truy cập, khai thác cùng các trường thông tin khác của hồ sơ điện tử.

Về cập nhật hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức, đối với thông tin thay đổi trên cơ sở giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam hoặc nước ngoài ban hành như các quyết định về: Đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng lương, nhận xét đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, kết luận về những vấn đề liên quan đến cá nhân và gia đình cán bộ, công chức, viên chức thì cơ quan quản lý hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử của người đó trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận tài liệu.

Ngoài ra, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức sau khi được lập, cập nhật phải được cơ quan sử dụng rà soát, kiểm tra và bộ, ngành, địa phương có thẩm quyền phê duyệt bằng chữ ký số trên Phần mềm quản lý hồ sơ.

Cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức để phục vụ yêu cầu công tác thuộc phạm vi quản lý theo phân công, phân cấp. Yêu cầu khai thác hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ. Hồ sơ điện tử được lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ và được sao lưu hàng ngày. Việc lưu trữ phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về bí mật thông tin cá nhân, an toàn, an ninh và bảo mật thông tin

Đặc biệt, Dự thảo Thông tư cũng đưa ra 4 hành vi nghiêm cấm đối việc quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Cụ thể, thứ nhất, nghiêm cấm sử dụng thông tin hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức vào mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ, công chức, viên chức làm ảnh hưởng đến uy tín cá nhân hoặc chống phá Nhà nước. Thứ hai, mua bán dữ liệu, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức dưới mọi hình thức. Thứ ba, cung cấp hoặc để lộ hồ sơ, tài khoản người dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép. Thứ tư, truy cập trái phép vào Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Khai thác hồ sơ điện tử không đúng thẩm quyền hoặc khi chưa được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.