Bản sao chứng thực phải kèm bản chính

Hàng nghìn hộ kinh doanh, người game bài uy tín đang làm các thủ tục để được hỗ trợ do ảnh hưởng bởi dịch Covid-19. Trong hồ sơ của họ, yêu cầu phải có bản sao sổ hộ khẩu, căn cước công dân và đăng ký kinh doanh hộ cá thể (với hộ kinh doanh).

Những ngày giãn cách xã hội, có những Văn phòng công chứng ngày nào cũng có vài chục đến hàng trăm lượt người đến chứng thực bản sao các loại giấy tờ nêu trên. Trong khi đó, người dân có thể tiết kiệm chi phí, thời gian đi chứng thực bằng cách mang bản photo kèm bản gốc đến để đối chiếu là đủ yêu cầu pháp lý.

Người dân làm thủ tục chứng thực tại UBND phường Hà Cầu, quận Hà Đông (Ảnh: Bạch Dương)

Vào mùa tựu trường năm nào cũng vậy, các bậc phụ huynh có con chuyển cấp lại tất bật chuẩn bị hồ sơ nhập học cho con. Chị Nguyễn Lan Anh, trú tại phường Quảng An, quận Tây Hồ cho hay, năm nay con chị vào lớp 6, để làm thủ tục nhập học cho con, nhà trường yêu cầu trong hồ sơ, phụ huynh phải nộp bản sao chứng thực giấy khai sinh, sổ hộ khẩu gia đình, đồng thời mang bản chính đến để đối chiếu. Đây cũng là yêu cầu của rất nhiều trường khi tiếp nhận hồ sơ của học sinh.

Tương tự, không ít người khi làm thủ tục thi tuyển, đi làm, chuyển công tác… cũng phải hoàn thiện hồ sơ với bản sao chứng thực, và mang bản chính đến để đối chiếu.

Bên cạnh đó, không ít người mỗi lần đi chứng thực các loại giấy tờ về nhân thân thông dụng như chứng minh nhân dân, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu… đã chứng thực luôn nhiều bản để dùng dần. Tuy nhiên, những bản sao chứng thực của họ chứng thực từ năm trước, hoặc vài tháng trước có dùng được hay không lại rất “tùy nghi”, có nơi chấp nhận, nơi không, cho rằng bản sao chứng thực chỉ có giá trị trong vòng 6 tháng, buộc họ phải đi chứng thực lại…

Cần hiểu đúng

Trong khi đó, giá trị pháp lý của bản sao chứng thực được pháp luật quy định rất rõ tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Do đó, về mặt nguyên tắc, có thể hiểu giá trị sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực sẽ phụ thuộc vào giá trị sử dụng của bản chính giấy tờ đó.

Ông Phạm Thanh Cao, Phó Giám đốc Sở Tư pháp Hà Nội cho biết, Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định về thời hạn có hiệu lực của các bản sao được chứng thực, và có thể hiểu bản sao chứng thực có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý.

Điều này cũng có nghĩa rằng, ở mỗi loại giấy tờ khác nhau, bản sao chứng thực của giấy tờ đó cũng sẽ có thời hạn sử dụng khác nhau, việc hiểu rằng giá trị sử dụng của bản sao chứng thực không quá 3 tháng, 6 tháng… là không chính xác. Đồng thời, khi đã có bản sao có chứng thực theo thời hạn sử dụng của bản chính, thì cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu người dân, tổ chức xuất trình bản chính để đối chiếu.

Vì, điều này là trái với quy định của pháp luật, đồng thời gây lãng phí thời gian, chi phí làm thủ tục chứng thực cho công dân. Trong trường hợp nếu người tiếp nhận nghi ngờ bản sao là giả mạo, hoặc đã có sự thay đổi về bản chính thì có quyền yêu cầu người nộp giấy tờ cho xem bản chính để đối chiếu. Với những bản sao giấy tờ đã được chứng thực quá lâu, người nộp có thể mang theo giấy tờ bản gốc để đối chiếu trong trường hợp cần thiết chứ không bắt buộc phải đi chứng thực lại.

Nhìn chung, giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực có thể chia thành hai loại. Cụ thể, loại thứ nhất là các giấy tờ theo quy định chỉ được cấp 1 lần và không quy định về giá trị thời hạn sử dụng như các văn bằng, chứng chỉ, bảng kết quả học tập, giấy phép lái xe mô tô, giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn…

Đối với những giấy tờ này, bản sao chứng thực cũng sẽ có giá trị sử dụng không bị xác định về thời hạn, trừ trường hợp bản chính dùng để đối chiếu cấp bản sao chứng thực bị hủy bỏ, thu hồi hoặc có thay đổi, bổ sung thông tin, thì bản sao chứng thực được cấp trước đó mới hết giá trị sử dụng.

Loại thứ hai là các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), Giấy chứng minh nhân dân (15 năm), Giấy khám sức khỏe… thì bản sao chứng thực các loại giấy tờ này chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.

Trong điều kiện dịch bệnh phức tạp, đi lại khó khăn, hiểu đúng về giá trị bản sao chứng thực để tránh lãng phí khi phải làm thủ tục hành chính cũng là điều mỗi người nên biết.